Delle riunioni

Durante questa pandemia credo di avere utilizzato qualsiasi strumento conosciuto dall’uomo per potere parlare attraverso un personal computer, una webcam ed un microfono.

GoTo Meeting, Google Hangouts, Zoom, Skype, Microsoft Teams per non parlare di tutti questi sistemi che mi hanno permesso di intervenire a conferenze online.

Forte della esperienza delle riunioni fatte in presenza e con l’esperienza guadagnata con questi strumenti posso affermare con assoluta certezza che la maggior parte delle riunioni, se non tutte, sono un grandissimo casino e causano perdite di tempo, e di denaro enorme.

Dovendo fare una disamina dell’approccio corretto ad una riunione sono pronto a sostenere che:

• Le riunioni hanno un’ora di inizio ed un’ora di fine e questi devono scrupolosamente essere rispettati. Non vedo perché debbano essere concesse delle eccezioni. Se non sei in grado di rispettare un orario io mi faccio delle domande sulla tua capacità di organizzare la tua agenda. Ora, intendiamoci, un imprevisto può essere capitare ma vedo troppo spesso la tendenza a presentarsi dopo l’orario di inizio per poi sforare dopo l’orario di termine. Mia nonna, che era una signora di gran classe, mi diceva sempre che ad un appuntamento si arriva sempre cinque minuti prima dell’orario fissato e ci si lascia dieci minuti prima del termine. Io penso che lei avesse ragione.
• Quando si conducono delle riunioni online evitiamo di passare i primi dieci minuti con “Mi sentite?”, “Mi vedete?”. Oramai la vostra macchina dovrebbe essere abituata a queste cose e non vedo perché non dovrebbe funzionare. Assicuratevi di avere la webcam accesa ed il microfono aperto e cominciamo subito a parlare di quello di cui dobbiamo parlare.
• A ruota segue il tempo perso nel consueto giro di tavolo per dire chi è chi e cosa fa. Tra l’altro le prime persone che parlano cominciano a rosicchiare tempo alla riunione mentre gli altri si fanno bellamente gli affari loro o pensano a cosa dire quando sarà il loro turno. L’effetto su tutti è che si perde la concentrazione sull’obiettivo del meeting. La soluzione è che l’organizzatore del meeting scriva nelle note la lista dei partecipanti, la loro funzione ed il motivo per cui saranno presenti.
• Sempre nelle note della riunione facciamo in modo che sia chiaro quale è l’obiettivo da raggiungere durante quel tempo e, sopratutto, chi deve contribuire con che cosa affinché quell’obiettivo possa essere raggiunto.
• Cerchiamo di limitare la presenza delle persone a quelle strettamente necessarie a raggiungere l’obiettivo della riunione. Tutti coloro che, in qualche misura, sono coinvolti potranno essere informati a valle della riunione via posta elettronica, magari con una minuta della riunione.
• Facciamo in modo che quello che viene discusso nella riunione venga opportunamente tracciato con una minuta. La mia memoria lascia molto a desiderare e poi, verba volant, scripta manent.
• Cerchiamo di essere concisi e di arrivare al punto nel più breve tempo possibile. Se ti chiedo “Che ore sono?” non voglio sapere come funziona un orologio.
• L’organizzatore della riunione è il suo signore e padrone. E’ lui che detta i tempi e mantiene tutti in riga durante l’incontro.
• Infine prima di organizzare una riunione si dovrebbe davvero chiedersi se questa è necessaria o se esistono modi più veloci, ed asincroni, per risolvere la questione.

Io penso che se seguissimo tutti queste semplici regole riusciremmo a gestire il nostro tempo in maniera più efficace ed eviteremmo di romperci le scatole oltre la misura tollerabile.