L’ufficio acquisti

Chiunque si trovi in una posizione simile alla mia si è necessariamente trovato a dovere negoziare con un ufficio acquisti.

Quella dell’ufficio acquisti, o procurement come scrivono quelli fighi, è certamente una funzione chiave all’interno di una azienda. Questo è vero a prescindere dalla dimensione della azienda stessa.

Io ritengo che le funzioni chiave di un ufficio acquisti possano essere riassunte in:

• Avere una idea chiara dei fornitori che sono in grado di fornire quei prodotti e servizi che sono necessari al funzionamento della azienda. Questo significa mettere in atto una attività di scouting continua che permetta di capire come è composto l’ecosistema.
• Avere una idea chiara della evoluzione dei prodotti e servizi che si stanno acquistando. Nuove tecnologie, nuovi modelli di business, prodotti e servizi alternativi e/o complementari.
• Avere profonda competenza rispetto ai prodotti e servizi che si stanno acquistando.
• Avere la capacità di creare una relazione che sia di valore sia per l’azienda che per il fornitore.
• Avere la capacità di negoziare il migliore prezzo in relazione al valore REALE del prodotto o servizio che si sta acquistando.

Questo in un mondo perfetto. Peccato che non sia dato vivere in un mondo perfetto e, purtroppo, nemmeno in uno prossimo al mondo perfetto.

Quello che mi capita di osservare è invece un insieme di uffici acquisti totalmente impreparati o, peggio, tesi solo alla analisi del puro aspetto economico della transazione.

Il primo elemento che mi sento di mettere in evidenza è la capacità di comprendere profondamente quello che stai comprendo. Ora, io comprendo benissimo che la velocità di evoluzione dei prodotti e servizi, sopratutto in ambito digitale, sia estremamente elevata e che sia difficile comprenderne a pieno le sfumature. Questo non toglie che ci dovresti provare. Purtroppo quello che si osserva è che troppo spesso gli uffici acquisti tendono ad utilizzare un proxy per dare un valore ai tuoi servizi. Vi faccio un esempio. Io mi definisco una Strategic Design Firm che usa strumenti di design per risolvere problemi di business. Tu non capisci fino in fondo che cosa significa perché non hai mai maneggiato la materia. Siccome non sai come fare a valutare il costo dei miei servizi mi accomuni a qualcosa che ha dentro un po’ di digitale: la web agency. Non ci siamo. Io faccio un’altra cosa e questa cosa ha un valore enormemente superiore, con tutto il dovuto rispetto, a quello che una web agency è in grado di erogare. Si finisce che dobbiamo litigare.

Il secondo elemento è che troppo spesso l’ufficio acquisti è totalmente disgiunto dalle attività di business della azienda. Troppo spesso mi trovo a presentare una proposta agli stakeholder. Questi si dicono soddisfatti dell’approccio progettuale e di un valore espresso per quell’approccio. Si arriva quindi alla frase che mi manda fuori di testa: “Per noi la proposta va bene, adesso ve la dovete vedere con l’ufficio acquisti”. Ma porca miseria, non interessa anche a te portarti a casa il progetto. Hai capito che ti posso aiutare e mi domando per quale motivo mi mandi da solo a negoziare qualcosa che sì interessa a me, ma che in fondo interessa anche a te.

Il terzo elemento è la negoziazione. Oramai è consuetudine il fatto che all’ufficio acquisti si debba riconoscere uno sconto. Dai, dite la verità. Lo facciamo tutti. Sappiamo questa cosa e quindi aggiungiamo una percentuale al valore della proposta che poi magnanimamente sconteremo all’ufficio acquisti in fase di negoziazione. Questa è un’altra cosa che fatico davvero a tollerare. Ma non facciamo prima a dirci che io ti faccio una proposta eticamente corretta e con il costo giusto, tu me riconosci quel costo e fine dei giochi. E’ chiaro che tutto questo è largamente legato al tema degli MBO. Misurare un saving annuale è facile. Lavorare su altri parametri è più complesso e richiede sforzo.

Un altro tema interessante è la minaccia. Un cliente mi disse: “Ma lo sa quanto lunga è la fila delle agenzie che voglio lavorare con noi?”. Io risposi: “Punto primo. Noi non siamo un agenzia. Punto secondo. Io credo che la fila delle agenzie che vogliono lavorare con voi sia tanto lunga quanto la lista dei clienti che vogliono lavorare con me. Cosa facciamo? Ricominciamo o la chiudiamo qui?”. Ricominciammo a parlare in maniera più efficace.

Più o meno dello stesso tenore sono le affermazioni del tipo: “Dobbiamo fare questo progetto ma abbiamo allocato solo X Euro”. Mi dispiace molto ma credo che sia un problema solo tuo. Non credo che nel mio statuto societario sia presente la parola ONLUS. Simile a questa l’affermazione: “Dovete fare un investimento.”. Mi guardo intorno e penso che l’investimento lo devi fare tu, non io.

Infine ci sono gli uffici acquisti fantasiosi. Un esempio per tutti. Anni fa lavorammo per un anno intero per una grande azienda. Ai primi di Gennaio riceviamo una lettera che nella sostanza recitava: “Caro fornitore, sono tempi duri, ti chiediamo di retrocederci il 10% del fatturato verso di noi entro il 31 Gennaio”. La lettera terminava con la velata minaccia di chiudere ogni rapporto nel caso in cui non si fosse ottemperato a questa richiesta. Ovviamente non ho nemmeno risposto. Provate voi ad andare dal fruttivendolo e dirgli: “Quest’anno ho spesso mille euro con te. Se non mi ridai cento euro non vengo più a fare la spesa con te!”. Spero che siate dei bravi centometristi.

Potrei continuare per ore con una galleria degli orrori degna del miglior museo delle torture. Credo che tutti avrebbero degli aneddoti succosi da raccontare a riguardo. Potremmo anche mettere su un bel sito web che li raccolga.

In realtà nel corso della mia carriera ho trovato anche grandissimi professionisti e professioniste che sapevano fare il loro lavoro con grande professionalità e competenza. Persone che davvero avevano a cuore sia il bene della azienda per la quale lavoravano che il bene del loro fornitore.

Forse sarebbe il caso di rimettere del contenuto di valore nella parola “partner” e metterci un pò di cuore. Ché non guasta mai.