RFP, o ‘sulle gare’

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Photo by Scott Graham on Unsplash

Dai, diciamoci la verità, a tutto stanno sulle palle le gare indette dalle aziende per aggiudicarsi prodotti e servizi.

Il sentore comune è che siano un speco di tempo perché “tanto sappiamo già chi la vincerà” oppure, in alternativa, “questo RFP lo ha scritto ‘Pinco Pallino’ che partecipa anche alla gare’.

Credo che ci siamo passati tutti.

Detto questo io ritengo che le gare abbiano un certo senso, sopratutto se supportate da un RFP che sia degno di questo nome. La scrittura di un RFP permette ad una azienda di chiarirsi le idee sugli obiettivi che intende raggiungere comprando un determinato prodotto o servizio. E’ un modo per avere un traccia di quello che succede nel processo di acquisto, permette di definire in maniera chiara i requisiti ed il modello di governance atteso e, in ultima analisi permette, se fatto bene, di risparmiare denaro non a discapito della qualità.

Esiste quindi una infinita varietà di RFP e le differenze stanno tutte nella qualità del documento. Quando scorro un RFP mi è subito evidente quanto sforzo è stato messo nel compilarlo. Nella mia galleria degli orrori ci sono RFP senza capo né coda. Documenti totalmente incomprensibili che si riassumo in “abbiamo bisogno di qualcosa, ma non sappiamo bene cosa. Voi dateci tutto e decidiamo dopo quello che davvero ci serve”.

Ci sono quegli RFP che sono costruiti solo per tirare il collo ai fornitore. Io cerco di starne bene alla larga. Quello che vendo ha un valore. Se me lo riconosci bene, altrimenti il mondo è pieno di clienti.

Ci sono dei punti chiave che per me sono imprescindibili:

  • Il perimetro dell’RFP è chiaro? Se sì, quanto chiaro?
  • Esiste una definizione precisa dei servizi o prodotti che sono esclusi dalla richiesta?
  • I parametri di valutazione dell’RFP sono espressi in maniera chiara?
  • I parametri di valutazione sono raggiungibili?
  • Hai capito quello che vorresti comprare?
  • Quanto conosci del tema per essere in grado di valutare la mia proposta? Una semplice analisi lessicale del documento è sufficiente per capirlo.
  • Mi hai detto quanto intendi spendere per quel determinato prodotto o servizio? Questa cosa pare essere un tabù per tutti gli uffici acquisti. Ne ho scritto in passato. Non ho intenzione di fregarti, voglio solo capire se ti puoi permettere i miei servizi e se hai stimato bene l’effort economico necessario rispetto alle richieste che hai espresso. Serve per evitare che entrambi perdiamo tempo.

Alla fine se decidiamo di partecipare ci sono alcune cose che mi piace fare sempre:

  • L’RFP è una guida ma non la tavola dei dieci comandamenti. Io rispondo all’RFP come meglio mi aggrada o, meglio, nel miglior modo possibile per risolvere il problema che mi esponi. Questo significa che le richieste contenuto in un RFP possono essere prese e mandate a gambe all’aria. Storicamente questo per noi ha sempre pagato. Ricordo un RFP che ci fece fare un salto di qualità. Sono oramai trascorsi quasi sette anni. Il documento conteneva le classiche richieste: tre pagine web di qui, una pagina foglia di là, le visual guidelines e via dicendo. Ricordo benissimo che dicemmo: “Partecipiamo, ma a modo nostro.”. Consegnammo un video che descriveva l’esperienza utente delle due personas principali. Vincemmo. Fu una grande lezione.
  • Alle domande contenuto in un RFP bisogna sempre rispondere. Il tema principale è che non devi rispondere come se stessi facendo un compito in classe. Ci devi mettere pensiero, non è una tick box da spuntare.
  • Cerchiamo sempre di capire quale è la via migliore, dove ci possiamo differenziare ma, sopratutto, dove possiamo dare valore con la nostra esperienza ed il nostro metodo.
  • Usiamo bene lo finestra che è dedicata alle domande. E’ uno strumento fondamentale per chiarire eventuali dubbi. Bisognerebbe sempre farne buon uso e cominciare ad entrare in relazione ed empatia con l’ufficio acquisti.
  • Non è un delitto proporre alternative alla sezione commerciale. Se si pensa che esista un modo più efficiente perché non proporlo?
  • C’è poi l’annoso tema delle risorse… che sante palle. Quando io acquisto un prodotto od un servizio per Sketchin non mi interessa una beata fava di chi lo fa, mi interessa il valore che mi stai garantendo mi porterai in azienda. Quello dovrebbe essere contrattualizzato, non la seniority delle risorse o la loro quantità. La seniority non è garanzia di qualità, solo di costo.

Sì, ma quanto investire su un RFP? Nel nostro mondo un investimento tipico oscilla tra il 4% ed il 10% del valore del progetto. E’ tanto? Non lo so, dipende. I fattori sono i più diversi. Quanto è strategico per te quel cliente, quel mercato o quella industria? Come sta messa la tua pipeline? E’ una cosa che ci porta delle conoscenza che potremmo capitalizzare in seguito?

Insomma, da questo punto di vista è difficile dare una risposa. Come dicono tutti i pediatri, ma, ho scoperto, anche i veterinari: “Dipende…”

Se si dice di no trovo che una telefonata, od un messaggio di posta elettronica, sia d’obbligo e normale cortesia professionale. Esporre in maniera chiara le ragioni per le quali non si partecipa trovo che sia utile per tutti. A qualcuno non piace che gli si dica di no. In questi casi vale la regola di cui sopra: di clienti è pieno il mondo. Altrettanto vero che il mondo è anche pieno di fornitori e quindi, anche se non ci sono io, sopravviverai dopo la ferita al tuo ego.

Gli RFP ben scritti sono pochi. Manca molta educazione in questo senso e trovo che sia un gran peccato perché questo elemento brucia una quantità di risorse e di tempo folle. Si potrebbe fare di meglio, con poco.

E poi, mica è obbligatorio. Si può sempre dire di no.


Shameless self promotion ahead…

Nel caso non ve ne foste accorti qui in giro c’è anche un podcast con il quale potrete intrattenervi.

Quello di seguito è l’ultimo episodio.

Qui, invece tutti gli episodi pubblicati sino ad ora: Parole Sparse – Il Podcast


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