Il mio ambiente di lavoro minimale

Negli ultimi anni ho speso tanto tempo nel cercare quale fosse il migliore ambiente di lavoro dal punto di vista degli strumenti digitali che utilizzo. Alla data di oggi il mio ambiente ha raggiunto una certa stabilità e credo di essere molto prossimo a quello che è adatto per me e per il mio approccio al lavoro.

Attualmente i sistemi che utilizzo sono:

  • MacBook Pro 15″ late 2017
  • iPhone XS Max with an Italian Vodafone SIM
  • iPhone 8 Plus with a Swiss SIM

In questi anni ho realizzato che questi sistemi e le applicazioni che su di essi girano si sono trasformati in dei mostri che si manifestano con continue richieste di attenzione e, quindi, di tempo.

Il primo punto chiave è la distruzione volontaria del multitasking che viene offerto dai moderni sistemi operativi. Dal punto di vista tecnico è una figata pazzesca mentre dal punto di vista pratico è un assoluto disastro.

Sul mio personal computer in ogni singolo istante è attiva solo l’applicazione che sto utilizzando in quel momento e che mi serve per finire quel particolare lavoro. Niente cliente di posta elettronica in background, niente browser aperto e via dicendo.

Allo stesso tempo continuo ad usa la tecnica del pomodoro per organizzare il mio tempo sulle diverse attività. Per chi di voi non conoscesse di cosa si tratta potrà saperne di più leggendo qui. Per come funziona il mio cervello questa tecnica funziona perfettamente e, generalmente, uso un approccio molto radicale al tema.

Il passo successivo è stato l’organizzazione del mio desktop. In generale ho sempre avuto un desktop molto pulito e faccio un grandissimo affidamento sulla funzione di ricerca offerta dal sistema operativo per navigare nel vasto insieme dei documenti che risiedono sul mio computer.

Lo sfondo del mio desktop non ha nessuna immagine ma un colore solido, #212121. Non mi sono mai piaciute le immagini di sfondo. Gusto personale. In questo caso il colore scuro abbassa la luminosità dello schermo e, minimalmente, risparmia un pochino di energia. Allo stesso tempo utilizzo il Dark Mode offerto da macOS.

Ecco una immagine del mio desktop in questo momento:

Ci sono solo tre folders e nessun documento:

  • 000 – Digital Decanter – E’ una sorta di repository dove deposito tutte quelle cose che prima o poi vorrò leggere per poi cancellarle od archiviarle. Diciamo che in senso lato è un sostituto sul desktop della cartella Download.
  • 000 – TBA, aka “To Be Archived”. Questo è un repository temporaneo per quei documenti che ho finito di lavorare e che sono in attesa di essere spediti od archiviati. Una sorta di magazzino dei prodotti finiti al termine della linea di produzione.
  • 010 – Urgent – Important. Questo è il magazzino delle materie prime in attesa di lavorazione. E’ la mia area di lavoro principale e dentro ci sono tutti quei documenti che devo lavorare.

Da tempo ho smesso di utilizzare il dock standard di macOS in favore di uBar scritto da Brawer Software. Il design minimalista mi piace un casino e le opzioni che mi mette a disposizione lo rendono perfetto per i miei gusti.

Ecco come appare, giusto per darvi una idea:

Non mi piace avere a disposizione nel dock tutte le applicazioni ma, piuttosto, solo quelle che sono aperte. Come ho già detto in fondo ne ho sempre aperte al massimo due o tre. Per lanciare le applicazioni uso sempre la lfunzione search che trovo essere molto più veloce che non cercare una icona tra dozzine di icone.

Anche per quanto riguarda il search non uso il default offerto da macOS, ovverto Spotlight. Piuttosto uso Alfred nel quale la funzione search è solo una delle tante funzionalità che vengono offerte da quella applicazione. Con Alfred posso lanciare applicazioni, cercare documenti, fare calcoli velocemente, eseguire automazioni complesse. E’ una applicazione oramai vitale per me e molto più efficace ed efficiente di Spotlight.

Come avrete potuto notare dalla immagine del mio desktop io nascondo tutte le icone che si trovano nella parte destra della menu bar. Personalmente mi infastidiscono e, almeno per il mio uso personale. non le trovo di grande utilità. La funzionalità che mi permette di nasconderle non è nativa in macOS ma serve un piccolo aiuto che mi viene fornito da Bartender. Un’altra piccola gemma che credo tutti dovrebbero avere.

Ora arriva un punto chiave. Sul mio sistema ho disabilitato qualsiasi notifica da qualsiasi applicazione che non sia il mio Calendario. Questo perché il calendario per me è business critical e poi perché ho la memoria di un pesce rosso. Senza queste notifiche rischierei di saltare tre quarti delle cose alle quali dovrei essere presenti. Di fatto il Calendario è l’unica applicazione che è costantemente aperta sul mio computer. Anche in questo caso non uso il Calendar di macOS ma Fantastical.

Allo stesso tempo ho disabilitato tutti i badge delle applicazioni. Non voglio essere spinto ad aprire una applicazione solo perché mi mostra che c’è qualcosa da leggere, guardare, consultare e via dicendo. Il razionale per me è che tutto deve essere pull e nulla deve essere push. Sono io a volere decidere cosa guardare e quando.

Sempre restando in tema di gusti non mi piace l’applicazione Mail di macOS e per questa ragione dopo un infinito test di diverse applicazioni ho scelto di utilizzare Airmail. Si adatta perfettamente alle mie esigenza e si integra magnificamente con Google Drive, Dropbox, Evernote, Fantastical ed Todoist.

Vale la pena spendere due parole sul mio approccio alla posta elettronica. Non sono mai stato un fan delle tassonomie complesse. Alla fine uso solo tre folder. Il primo è la classica Inbox. Nulla da dire su questo. Il secondo è l’archivio in cui finiscono tutti i miei messaggi di posta elettronica e la cui funzionalità mi viene offerta direttamente da GMail che uso sia aziendalmente che personalmente. L’ultimo folder è degno di nota e si chiama ACP, acronimo di Ad Culum Parandi. E’ quel luogo dove metto tutti quei messaggi che un giorno o l’altro potrebbero tornarmi utili quando succederà qualcosa di critico che richiede evidenze precise. Va detto che da quando sono in Sketchin l’utilità di questo folder è praticamente nulla. Il mio client di posta elettronica non è sempre aperto. Generalmente lo apro sistematicamente tre volte al giorno: alle 9.00, alle 13.00 ed alle 16.00 per consultare la posta in arrivo. Se devo inviare un messaggio una volta terminata una attività apro il client, mando il messaggio e richiudo il client senza leggere nessuno dei messaggi in ingresso. Ad ogni sessione di posta elettronica viene assegnato un Pomodoro di 25 minuti.

Bene, parliamo dei miei telefoni.

La prima cosa è che da due telefoni ora sono diventati uno. Sono in attesa di passare ad una Virtual SIM in modo da avere un unico device con due numeri telefonici a bordo ma sappiamo bene quanto gli operatori siano restii a questo passo. Per questa ragione uno dei due telefoni è sempre spento e siede sulla scrivania di casa. Sinceramente ero stufo di girare con due terminali in tasca. Troppo peso.

Anche per quanto riguarda il mio telefono tutto deve essere pull e non push.

La prima cosa che ho fatto è disabilitare la funzione “Raise to Wake”. Non voglio che lo schermo del mio telefono mi spinga ad essere consultato semplicemente prendendo il telefono dalla scrivania. Voglio che lo schermo si accenda solo quando lo decido io, quindi volontariamente. Questo è un toccasana per quanto riguarda l’attenzione.

La seconda cosa che ho fatto è rimuovere tutte le applicazioni dallo schermo del telefono per metterle in un folder che si chiama App. Questo mi serve per evitare distrazioni. Quando sblocco il telefono lo faccio per compiere una specifica azione. Mandare un messaggio, fare una telefonata, consultare il calendario. Non voglio che l’icona di una applicazione mi spinga ad interagire con lei a meno che io non lo voglia esplicitamente.

Anche sul telefono uso la funzione search per lanciare applicazioni o, talvolta, anche Siri sebbene con minore frequenza.

Nel dock del mio telefono tengo tre applicazioni chiave per me: Telefono, Calendario e Mail con in più il folder App di cui ho parlato prima.

Allo stesso tempo ho uno sfondo assolutamente minimale sebbene un pochino più vivo di quanto non sia lo sfondo del mio personal computer:

Anche sul mio telefono ho disabilitato tutte le notifiche, badge e alert da tutte le applicazioni ad eccezione del Calendario. Quando ne ho voglia consulto le applicazioni per vedere se ci sono novità. In realtà per alcune di essere lascio attivi i badge come per WhatsApp, Slack, Phone e Messaggi. I badge sono assolutamente disabilitati per la mail. Quando sono in movimento uso per la mail la stessa filosofia che uso per il personal computer.

Quando lavoro il telefono è sempre in modalità “non disturbare”. Le sole chiamate ed i soli messaggi che possono passare sono quelli provenienti dalla mia famiglia che ha sempre la priorità su tutto.

Faccio un grandissimo uso dei Widgets che mi semplificano l’accesso a determinate informazioni senza costringermi a sbloccare il telefono e potenzialmente essere distratto.

Ho eliminato dal telefono tutte le applicazioni dei Social Network come Facebook, Instagram e Twitter. Continuo ad avere accounts su questi Social Network ma, come molti di voi hanno notato, sono mesi che sono molto poco attivo. Il mio focus è molto più rivolto ad interazione più reali e in fondo non ne ottenevo un grande beneficio.

Di questo avevo già scritto qualche tempo fa su Medium e, di fatto, la mia strategia da allora è cambiata ancora, sebbene minimamente.

E’ ben chiaro che ognuno deve trovare il suo equilibrio ma per me questo funziona alla grande e mi permette di essere decisamente più produttivo e focalizzato.

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